Understanding Change Management

Sering kita mendengar istilah manajemen perubahan (change management). Namun pertanyaan yang mendasar bagi orang awam adalah mengapa perubahan perlu dikelola? Bukankah perubahan merupakan sesuatu yang alami yang terjadi dalam hidup kita sehingga perubahan akan terjadi dengan sendirinya tanpa kita perlu melakukan apapun? Artikel ini mencoba menjelaskan hakekat dari pengertian tentang manajemen perubahan dan mengapa perubahan perlu dikelola.

Mari kita pahami tentang hakikat perubahan. Semua hal di dunia ini selalu dimulai (start) dengan awal (beginning) dan akan diakhiri (finish) dengan suatu akhir (ending). Namun ternyata, ada satu hal yang tidak mengikuti pola start/begin dan finish/end, yaitu perubahan. Secara konseptual perubahan merupakan suatu peristiwa yang diawali dari akhir (start with end), menuju ketidakpastian (explore) dan berakhir pada awal yang baru (finish with new beginnning). Sebagai contoh ketika seorang pemuda yang selama ini hidup lajang dan memutuskan untuk menikah atau menghakhiri masa lajangnya, maka pada titik pemuda tersebut mengambil keputusan untuk menikah, maka pada titik tersebut terjadi perubahan dalam hidupnya (fase end), selanjutnya keputusan tersebut akan membawa konsekuensi ketidakpastian yang disebut masa ekplorasi, dimana kebiasaan-kebiasaan lama yang dilakukan pemuda tidak relevan lagi, dan pemuda tsb akan menghadapi hal-hal yang tidak biasa atau hal-hal yang belum pernah dia alami sebelumnya. Fase ekplorasi diwarnai dengan hal-hal yang tidak menyenangkan, hal-hal yang penuh dengan ketidakpastian, dan sering orang berpikir untuk kembali ke masa lalu. Situasi yang tidak menyenangkan yang terburuk akan terus terjadi sampai pemuda tadi memiliki sikap pasrah, yaitu membuka diri, membuka pikiran, dan membuka hati untuk menerima dan beradaptasi dengan situasi yang baru. Pada tahap ini maka akan terjadi suatu yang “move on” dimana pemuda tadi akan mencoba beradaptasi, berekperimen, mendapatkan hal postif baru, dan akhirnya mampu mengintegrasikan hal-hal positif tsb menjadi suatu kemanfaatan terhadap dirinya. Pada situasi pemuda tadi telah mampu menyesuaikan dan mendapatkan manfaat positif dari kehidupan pernikahannya, maka sebenarnya siklus perubahan yang dialami telah mencapai fase new beginning, yaitu fase akhir dari suatu perubahan.

Dari contoh di atas dapat kita pahami bahwa mengapa perubahan perlu dikelola, karena ternyata perubahan yang dihadapi oleh semua orang merupakan situasi yang tidak menyenangkan dan secara alami dan normatif seseorang akan cenderung menolak perubahan walaupun di sisi lain perubahan merupakan suatu yang pasti akan terjadi. Situasi yang tidak menyenangkan pada fase ekplorasi perubahan merupakan sikap mental dari semua manusia normal. Ketika suatu yang biasa berakhir maka selanjutnya adalah yang tidak biasa. Ketika sesuatu yang sudah stabil berakhir maka selanjutnya akan muncul sesuatu yang tidak stabil. Ketika sesuatu yang nyaman berakhir maka selanjutnya akan muncul sesuatu yang tidak nyaman. Sikap mental seseorang dalam menghadapi perubahan inilah ternyata memerlukan pengelolaan yang tepat agar proses perubahan tsb dapat terjadi secara efektif.

Sikap mental yang timbul dalam diri manusia sewaktu menghadapi perubahan oleh Elisabeth Kubler-Ross digambarkan dalam skema sbb;

Gambar 1. Siklus Sikap Mental Menghadapi Perubahan Sumber: Adposi dari A cycle of Change for People and Businesses, Elisabeth Kübler-Ross

Jika kita mundur sejenak, mengapa perubahan terjadi, terutama perubahan yang terjadi dalam dunia profesional. Maka secara sederhana, dapat kita simpulkan bahwa perkembahan ilmu pengetahuan dan teknologi yang merupakan hasil usaha manusia menciptakan sesuatu untuk mempermudah hidupnya berdampak terhadap pola rantai pasok (supply chain) secara menyeluruh (sistemik). Sebagai contoh perkembahan teknologi internet yang mendorong produksi gadget atau smart phone secara masif, menyebabkan hampir semua orang memiliki akses kepada internet dan informasi on line. Hal ini selanjutnya mendorong produsen menyediakan produknya secara on line. Produk seperti transportasi on line, belanja on line, dan sebagainya menunjukkan bagaimana produk-produk tersebut mendominasi industri dan mengalahkan dengan telak produk konvensional. Secara skema perubahan yang dihadapi oleh para profesional dalam organisasi didorong oleh perubahan eksternal yang terjadi sbb;

Gambar 2. Faktor Pendorong Perubahan

Price Pritchett, seorang ahli dalam manajemen perubahan menyatakan bahwa ada 3 hal yang perlu kita pahami terkait mengelola perubahan, yaitu; 1) perubahan pasti akan datang bahkan akan datang lebih cepat, 2)sebagaimanapun baiknya kita merencanakan suatu perubahan dalam manajemen pasti tetap akan timbul masalah, 3)oleh karena itu, semua pihak yang terlibat dalam perubahan perlu mengambil tanggungjawab aktif dalam mengelola perubahan. Secara sederhana apa yang dikatakan oleh Price Pritchett adalah perubahan memerlukan komunikasi dan koordinasi yang efektif dalam semua pihak menghadapi dan melaksanakan manajemen perubahan. John Kotter dari Harvard Business School memperkenalkan 8 langkah dalam mengelola perubahan, yaitu:

Gambar 3. Langkah Mengelola Perubahan 

Sumber: Leading Change, John Kotter

Dalam komunikasi ada 5 tahapan yang perlu dilakukan secara berurutan, yautu tahap penyebaran informasi untukmembangun awareness, tahap memberikan pemahaman, tahap menyepakati, tahap membangun komitmen, dan tahap mendatangkan tanggungjawab. Kelima tahapan ini tidak dapat diloncat atau dihilangkan. Namun kelima tahapa ini perlu dibangun secara konsisten dan berkesinambungan. Bahkan dalam melaksanakan implementasi manajemen perubahan, kita perlu mengukur kesiapan perubahan dari masing-masing unit organisasi yang terlibat dan mengetahui ada pada tahapan mana kesiapan masing-masing unit organisasi terhadap tahapan komunikasi perubahan yang telah terjadi. Selanjutnya jika kita sistensiskan konsep 8 tahapan perubahan John Kotter ke dalam 5 tahapan komunikasi perubahan, maka kita dapat kita lihat sbb;

Gambar 4. Tahapan Komunikasi Perubahan

Sebagai kesimpulan, dapat kita pahami bahwa mengelola perubahan merupakan suatu kegiatan yang kritis dan signifikan bagi organisasi yang sedang melakukan implementasi program atau melakukan penerapan strategi. Keberhasilan penerapan strategi atau improvement program dari suatu organisasi selain tergantung dari ketepatan substansi startegi atau program, juga tergangung kepada kejelasan dalam komunikasi perubahan untuk membangun tanggungjawab setiap stakeholder dalam melaksanakan perubahan dari implementasi strategi atau program organsiasi. Komunikasi perubahan mulai dari membagun awareness sampai mendapatkan tanggung jawab semua pihak dalam masa transisi, merupakan hakikat dalam menjalankan manajemen perubahan.

DR. MARTINUS TUKIRAN

Magna Transforma Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Magna Transforma Consulting Group. www.magnatransforma.com / 021. 29022128