STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) SEBAGAI “TINDAKAN ANTISIPASI”

Setiap bisnis atau usaha tentunya memiliki rangkaian proses pada tiap pekerjaan. Proses pada pekerjaan ini harus dirancang dan dikembangkan dengan baik. Hal ini untuk menghindari kecelakaan atau kerusakan selama pekerjaan itu dilaksanakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standar, sehingga siapa saja, kapan saja dan dimana saja dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Prosedur ini dirasa perlu apalagi dengan perkembangan perusahaan dan kompleksitas bisnis serta dinamika yang ada. Prosedur yang bersifar standar itu juga sebagai tindakan antisipasi agar sumber daya manusia (karyawan) baik yang baru maupun yang lama dapat menjalani pekerjaan mereka sesuai prosedur.

Prosedur standar seperti yang disebutkan diatas dapat disebut Standard Operating Prosedure atau biasa disingkat SOP. SOP memiliki beberapa pengertian menurut para ahli. Pengertian SOP menurut Istyadi Insani, dalam bukunya yang berjudul Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai pedoman pelaksanaan administrasi perkantoran dalam rangka peningkatan pelayanan. Pada buku United States Environmental Protection Agency menyatakan bahwa pada hakekatnya SOP berarti suatu cara untuk menghidari miskomunikasi, konflik dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada suatu organisasi. Selanjutnya menurut Gareth R. Jones dalam buku Organiszational Theory, menyatakan bahwa SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi.

Intinya, SOP mengatur bagaimana proses pekerjaan dilakukan, siapa yang harus mengerjakan, siapa yang bertanggung jawab, siapa yang memberi persetujuan, kapan dilakukan, dokumen apa yang harus disiapkan dan keterangan pendukung lainnya. Pada dasarnya, SOP merupakan sebuah alat manajemen untuk membuat keseragaman pola bisnis, keseragaman pola kerja dan keseragaman kualitas dari sebuah proses atau produk yang akan dibuat atau laksanakan.

SOP sangat dibutuhkan dalam perusahaan sebagai pedoman dalam melakukan suatu proses pekerjaan. Bisa dibayangkan, tanpa pedoman yang baku (SOP) tentunya akan menimbulkan kebingungan di antara karyawan. Permasalahan yang ada dapat saja tidak hanya terjadi satu atau dua kali, namun muncul berulang-ulang. Karyawan maupun pimpinan yang sudah sibuk dengan pekerjaan masing-masing biasanya tidak memiliki cukup waktu untuk mengurusi problem yang terjadi di dalam unit bisnisnya. Padahal, problem yang selalu terjadi berulang-ulang, dapat disebabkan adanya kesalahan dalam prosedur kerja dan hal itu hanya dapat diperbaiki dengan cara mendesain ulang SOP yang sudah ada. Pentingnya SOP membuat perencanaan dan pembuatan SOP yang baik sangat dibutuhkan demi membawa perusahaan ke arah yang lebih baik.

SOP dapat berupa narasi, flowchart yang berisi urutan dan keterangan suatu pekerjaan, maupun gabungan antara narasi dan flowchart. Contoh bentuk SOP dapat dilihat pada gambar berikut:

 

Magna Transforma Consulting Group sebagai salah satu perusahaan konsultasi, memiliki banyak pengalaman dalam membantu perusahaan-perusahaan yang ingin mempertahankan keberlangsungan proses dari kegiatan perusahaannya. Magna transforma Consulting Group memiliki konsultan-konsultan yang memiliki pengalaman dan kompetensi dalam membantu perusahaan perusahaan menyusun Standard Operating Procedure (SOP). Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan SOP hingga proses implementasi dan audit.

Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Magna Transforma Consulting Group.             

       

 Penulis: Clara Devinta, ST.