Adopsi dari: Edith Onderick-Harvey (Harvard Business Review, May 2018,  

https://hbr.org/2018/05/5-behaviors-of-leaders-who-embrace-change)

Dalam lingkungan bisnis saat ini, kelincahan dalam perubahan (change agility) harus menjadi bagian dari DNA organisasi dan pemimpin yang baru.

Para pemimpin yang sukses dalam melakukan perubahan di semua level organisasi menanggapi perubahan dalam lingkungan bisnis dengan memanfaatkan peluang, termasuk membuang model yang lama dan mengembangkan cara-cara yang baru dalam menjalankan bisnis. Para pemimpin tersebut akan mencoba untuk membuat perubahan dalam pola berpikir yang dapat menyebar dan menanamkannya ke dalam semua hal yang mereka lakukan dari interaksi sehari-hari yang paling mendasar hingga strategi yang paling kompleks.

Pemimpin yang melakukan perubahan dapat ditunjukkan dari lima (5) perilaku yang terintegrasi bersama-sama menciptakan keunggulan kompetitif bagi organisasi. Kelima perilaku tersebut antara lain:

1. Membagikan tujuan yang jelas dan meyakinkan

Tujuan adalah untuk melakukan tindakan. Kelincahan perubahan membutuhkan sebuah jawaban atas pertanyaan, “mengapa?”, sehingga orang dapat melawan instingnya untuk menolak perubahan. Jawabannya perlu memanfaatkan apa yang bermakna dan penting, sehingga dapat mengundang orang untuk datang dan ikut terlibat dalam perubahan yang akan dilakukan. Jika anda tidak dapat mengartikulasikan tujuan yang jelas dibelakang perubahan yang dilakukan, tidak mungkin karyawan anda akan dapat menerapkannya.

2. Lihat kedepan dan lihat peluang

Sebagian besar pemimpin memandang ini sebagai peran dari senior eksekutif. Untuk menanamkan kelincahan perubahan kedalam budaya anda, para pemimpin lini tengah dan depan, yang paling dekat dengan pasar, pelanggan, dan operasional harian perlu di-dorong untuk melihat peluang yang ada dalam pekerjaan yang mereka lakukan setiap hari.

Untuk membangun perilaku ini kedalam organisasi, pemimpin seharusnya:

    a)  Mencari dan membuat peluang berdasarkan percakapan biasa yang dilakukan. Cukup ajukan               pertanyaan seperti “Apa yang dibicarakan pelanggan kami? Menurut Anda, apa yang akan                     mereka inginkan satu atau dua tahun dari sekarang? Tren baru apa yang menurut Anda akan               memengaruhi kita? ”Mengirimkan pesan bahwa melihat ke depan itu penting. 

    b) Sediakan ruang untuk bereksperimen. Ketika sebuah potensi peluang diidentifikasi, berikan ijin           bagi individiu atau kelompok untuk bereksperimen dengan ikut ambil bagian dari peluang                     tersebut. 

    c) Beriklan tentang kesuksesan. Ceritakan kisah kesuksesan para pemimpin lini depan yang                       berhasil melihat dan mengidentidikasi peluang pada saat acara kantor sehingga dapat                           memotivasi individu lainnya. 

3. Mencari tahu apa yang tidak berhasil 

Selama masa integrasi akuisisi atau bahkan penggabungan unit bisnis internal, akan ada kabar buruk dimana perusahaan perlu belajar dari hal tersebut. Tetapi agar pembelajaran yang nyata dapat terjadi, orang perlu merasa aman secara psikologis untuk berbagi hal yang baik, buruk dan jelek.

4. Mempromosikan pengambilan resiko dan eksperimen yang terkalkulasi 

Terlalu sering bagi perusahaan tradisional dalam menanggapi suatu perubahan dengan kata, “mengapa?”, akan tetapi kelincahan perubahan membuat para pemimpin berkata, “mengapa tidak?” dan selalu menciptakan berbagai macam peluang melalui eksperimen yang dilakukan.

5. Mencari kemitraan yang mencakup batas 

Ketika suatu pekerjaan menjadi lebih kompleks, maka dibutuhkan tim dan kolaborasi lintas batas untuk dapat membangun produk, menarik pelanggan dan mencapai hasil. Pemimpin dan organisasi yang lincah melakukan perubahan dapat menggantikan silo fungsional dengan organisasi formal dan informal yang dapat memungkinkan untuk arus informasi yang cepat dan pengambilan keputusan mengenai produk, pelanggan, atau wilayah.

Kelima perilaku ini, ketika digunakan bersama satu sama lain, menciptakan pergeseran budaya yang meningkatkan kelincahan perubahan. Mereka adalah pergeseran yang perlu dibuat di semua tingkat kepemimpinan.

Penulis : Yose Foejisanto, SE, M.Sc

Magna Transforma Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Magna Transforma Consulting Group. www.magnatransforma.com/ / 021. 29022118

Read More »

Pada Balenced Scorecard, konsep yang dikembangkan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton dijelaskan bahwa penilaian kinerja perusahaan dinilai bukan hanya dari faktor financial, tetapi ada beberapa faktor lain yang dapat mencerminkan kinerja sebuah perusahaan, departemen bahkan karayawan dari perusahaan itu sendiri. Financial bukan hanya satu-satunya factor yang dapat mencerminkan kinerja perusahaan, karena perspektif financial yang baik tidak dapat menjamin sebuah perusahaan dapat terus bertumbuh dan berkembang dalam jangka waktu yang panjang.

Untuk dapat membuat sebuah perusahaan memiliki kinerja yang baik dan terus berkembang, diperlukan adanya strategi yang dituangkan dalam bentuk tindakan nyata dalam perusahaan. Tindakan inilah yang menjadi perspektif non financial yang dapat mendorong pertumbuhan financial perusahaan, sehingga penilaian kinerja bukan hanya sekedar penilaian financial.

Robert S. Kaplan dan David P. Norton menyebutkan bahwa dalam proses penilaian kinerja, terdapat empat faktor penting, yaitu perspektif Financial, Customer, Internal Process, serta Learning and Growth. Keempat perspektif ini saling berhubungan satu sama lain, dimana perspektiff financial dan Customer merupakan sebuah akibat atau hasil dari sebuah sebab / tindakan Internal Process serta Learning and Growth.

1. Perspektif Financial
Pengukuran secara financial menjadi salah satu aspek penting dalam perkembangan perusahaan. Menurut Kaplan, dalam pengukuran secara financial terdapat tiga tolak ukur yang diperlukan, yaitu:
a. Pertumbuhan pendapatan dan kombinasi pendapatan yang dimiliki organisasi bisnis.
b. Penurunan biaya dan peningkatan produktifitas.
c. Penggunaan aset yang optimal dan strategi investasi.
Ketiga strategi diatas digunakan sesuai dengan keberadaan industri/perusahaan yang dimiliki. Kaplan menggolongkan tiga tahap perkembangan industri yaitu, growth, sustain, dan harvest.

2. Perspektif Customer
Customer cenderung akan berpindah jika pelayanan yang diberikan tidak sesuai dengan harapan customer. Namun jika pelayanan atau kinerja ditingkatkan, pelanggan akan tetap setia untuk menggukan jasa atau produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Jika kinerja buruk, bukan tidak mungkin perusahaan akan kehilangan Customer dimasa yang akan datang walaupun pada saat ini perusahaan memiliki kinerja financial yang baik. Hal inilah yang menyebabkan perspektif Customer sangatlah penting dalam penilaian kinerja. Pada Perspektif Customer, terbagi menjadi dua kelompok pengukuran, yaitu Customer Core Measurement dan Customer Value Propositions.

a. Customer Core Measurement
Pada kelompok pengukuran ini, terdapat lima komponen ukuran, yaitu : Market Share, Customer Retention, Customer Acquisition, Customer Satisfaction, dan Customer Profitability. Dimana kelima komponen ukuran ini saling berhubungan sebab akibat yang digambarkan pada gambar dibawah ini.

Sumber : Kaplan, Norton, The Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action, 1996

b. Customer Value Propositions
Customer Value Propositions merupakan faktor pendorong dari peningkatan kepuasan pelanggan dan loyalitas terhadap sebuah jasa atau produk sebuah perusahaan. Dalam Customer Value Proposition, waktu, mutu dan kualitas merupakan faktor pendorong dari sebuah kepuasan pelanggan.

3. Perspektif Internal Process
Dalam perspektif ini, perusahaan melakukan pengukuran pada seluruh aktivitas yang dilakukan oleh seluruh unit kerja. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat menghasilkan produk atau jasa yang sesuai dengan harapan customer. Pada perspektif ini, terdapat tiga hal yang menjadi fokus perusahaan yaitu:
a. Proses inovasi
b. Proses operasi
c. Proses pasca penjualan

4. Perspektif Learning and Growth
Kemampuan dan keahlian yang dimiliki oleh para karyawan di dalam perusahaan adalah sebuah aset perusahaan. Kemampuan dan keahlian memang tidak dapat diukur dalam bentuk rupiah, tetapi merupakan faktor pendorong atau penyebab dalam pencapaian kinerja baik dalam perspektif financial, maupun perspektif pelanggan. Pengukuran perspektif Learning and Growth bertujuan untuk mendorong seluruh perspektif agar dapat mencapai target. Dalam pengukuran perspektif ini, terdapat empat tolak ukur yaitu:
a. Employee Capabilities
b. Information System Capabilities
c. Motivation, Empowerment and Aligment

Magna Transforma Consulting Group telah banyak membantu organisasi meningkatkan kinerjanya sehingga mampu bersaing secara kompetitif dalam persaingan industry global, melalui penerapan Balanced Scorecard yang solid dutunjang dengan dashboard management software Transformer yang dikembangkan oleh para Konsultan di Magna Transforma Consulting Group.

Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Magna Transforma Consulting Group.             

       

 Penulis: Indah Ayu

Read More »

Pertumbuhan dunia industri dan bisnis dewasa ini memerlukan perhitungan serta pertimbangan yang cukup matang dalam setiap pengambilan keputusan yang akan dijalankan; baik dari segi perencanaan untuk mencapai tujuannya maupun dalam minimalisasi risiko buruk yang dapat terjadi. Untuk mencapai tujuan salah satunya dapat menggunakan tools manajemen yang dinamakan Balanced Scorecard (BSC). Sedangkan untuk mengelola risiko yang ada kita dapat menggunakan metodologi manajemen risiko. Manajemen risiko inilah yang akan kita bahas dalam artikel kali ini.
Manajemen risiko adalah suatu metodologi untuk mengenali risiko-risiko apa saja yang bisa dihadapi oleh suatu organisasi dalam mencapai tujuannya, termasuk juga di dalamnya bagaimana menghadapi risiko-risiko tersebut.
Risiko sendiri adalah suatu potensial kejadian, baik yang dapat diperkirakan maupun tidak di masa yang akan datang yang akan dapat mempengaruhi tercapainya strategy objective perusahaan. Risiko dapat dinilai dari dua aspek yaitu probability dan severity.
Secara probability, kita memandang risiko tersebut dari faktor peluang, seberapa besar kemungkinan risiko tersebut dapat terjadi, hal ini dapat juga dilihat dari seberapa sering facktor-faktor yang dapat menyebabkan risiko itu terjadi. Secara severity, kita memandang risiko tersebut dari dampaknya, menganalisa seberapa besarkan dampak yang harus ditanggung oleh perusahaan jika risiko yang dikhawatirkan tersebut terjadi atau menimpa organisasi yang harus kita kelola.

Dengan demikian jika diterapkan secara tepat dan berkesinambungan maka manajemen risiko dapat memberikan manfaat berikut kepada perusahaan, yaitu :

1. Membantu pengelolaan risiko secara lebih baik karena pengelola perusahaan

memahami dengan baik risiko yang ada.

2. Membantu pengambilan keputusan yang lebih baik
3. Mempermudah peningkatan laba perusahaan
4. Mencapai hasil yang lebih baik berupa efisiensi dan efektivitas dalam proses

bisnis.

5. Memberikan dasar penyusunan rencana strategi sebagai hasil dari

pertimbangan yang terstruktur terhadap elemen risiko.

Tools yang sering digunakan pada proses manajemen risiko adalah Risk Map. Risk Map adalah suatu peta yang berisi informasi tentang posisi risiko yang akan dialami oleh perusahaan, dengan menetapkan dimensi risiko ke dalam pengukuran probability dan perkiraan severity risiko.

Pada risk map inilah posisi risiko-risiko yang ada digambarkan pada risk map diatas.
Sumbu y melambangkan probability dari suatu risiko, yaitu peluang terjadinya suatu risiko, makin keatas berarti makin besar peluang suatu risiko dapat terjadi; semakin rendah posisi suatu risiko pada risk map berarti semakin kecil peluang risiko itu terjadi.
Sumbu x melambangkan dampak risiko, yaitu efek yang dialami perusahaan jika risiko tersebut sampai terjadi, makin ke sisi kanan berarti makin besar efek yang ditanggung jika suatu risiko terjadi; semakin ke kiri posisi suatu risiko pada risk map berarti semakin kecil dampak yang harus ditanggung jika risiko itu terjadi.
Perpaduan antara sumbu x dan y inilah yang menentukan posisi suatu risiko.

Risk Map ini dapat digunakan oleh perusahaan pada tahap awal pengidentifikasian risiko yang ada pada perusahaan. Kemudian pada proses pengelolaan risiko, risk map ini dapat digunakan oleh perusahaan untuk memonitor pergerakan risiko-risiko yang ada dari inherent menuju residual. Inherent adalah posisi pada saat awal risiko tersebut “ditemukan” oleh perusahaan. Residual adalah posisi risiko setelah dilakukan risk treatment yang sesuai terhadapnya.

Risk treatment adalah langkah yang dihadapi untuk mengatasi risiko yang ada, semisal mitigasi. Mitigasi bertujuan untuk mengurangi peluang terjadinya risiko dan/atau mengurangi dampak dari suatu risiko. Penentuan mitigasi yang akan dipilih dengan mempertimbangkan faktor-faktor penyebab risiko, kondisi perusahaan termasuk kondisi sumber daya perusahaan apakah sudah ada sisi positif yang mencegah terjadinya risiko, juga tingkat kegentingan risiko pada perusahaan.

Secara garis besar berikut adalah tahapan dalam penerapan Risk Management di suatu perusahaan :

1. Sosialisasi Awal

Hal ini dapat berupa sosialisasi kepada penanggung jawab unit kerja yang nantinya diharapkan dapat diteruskan ke seluruh karyawan. Tujuannya adalah agar tumbuh kesadaran akan pentingnya manajemen risiko bagi perusahaan.

2. Identifikasi Risiko & analisa

Proses ini dapat dilakukan dengan wawancara maupun investigasi di lapangan. Tujuannya untuk mengumpulkan data yang valid perihal risiko yang ada di perusahaan. Termasuk di dalam proses ini adalah penempatan risiko-risiko sesuai probability dan severity pada risk map.

3. Penentuan Risk Priority

Memilih risiko-risiko yang paling tepat untuk menjadi prioritas perhatian bagi perusahaan, dengan pertimbangan detail risiko tersebut dan gambaran serta kondisi perusahaan, baik secara internal maupun eksternal.

4. Menyusun Risk Treatment Plan

Menentukan langkah-langkah apa saja yang akan ditempuh untuk menanggulangi risiko, serta menganalisa sejauh mana hasil yang bisa dicapai atau residual yang bisa diperoleh.

5. Implementasi secara keseluruhan pada setiap level di perusahaan, disertai

dengan monitoring secara berkala. Monitoring disini dapat menggunakan bantuan Risk Map.

6. Evaluasi ulang keseluruhan strategi yang diterapkan pada manajemen resiko

apakah masih sesuai. Jika sudah tidak sesuai, dapat dilakukan penyusunan ulang dimulai dari langkah 1-4.

Read More »

Dalam lingkungan yang kompetitif dan semakin kompleks seperti saat ini maka implementasi strategi menjadi sangat menantang. Adalah merupakan hal yang niscaya bahwa saat ini organisasi baik yang bersifat profit maupun non profit harus dapat mengelola dan mengimplementasikan strategi secara efektif dan sistematis. Manajemen pada level senior seringkali menemukan tantangan bagaimana menurunkan strategi level korporasi menjadi level operasional dan bahkan sampai dengan level individu, secara jelas dan terkoordinasi dengan baik. Dalm hal ini maka kita perlu menggunakan alat bantu sebuah software yang didesain untuk memudahkan manajemen agar mempunyai kejelasan dalam mengartikulasikan dan mengimplementasikan strategi. Software tersebut sering dikenal sebagai performance management dashboard. Sering disebut dahsboard karena software tersebut mampu menampilkan indikator kinerja seperti halnya kita melihat "dashboard" mobil.Di dalam dashboard mobil maka kita bisa mengetahui kondisi mobil saat ini, seperti berapa kecepatan mobil, berapa liter bahan bakar yang masih ada, konsumsi rata-rata bbm per km, oli mesin, rpm dan lain sebagainya.

Seperti kita tahu  bahwa dalam implementasi strategi, kita harus bisa mengukur keberhasilan strategi menggunakan indikator kinerja dan tentunya upaya yang harus dilakukan untuk dapat mencapai kinerja yang sering disebut dengan inisiatif strategis atau program kerja. Tentunya untuk dapat menilai kondisi kinerja organisasi atau perusahaan maka software tersebut harus mampu menampilkan indikator-indikator kinerja penting yang tersusun secara sistematis baik pada level strategis melalui key performance indikator ataupun pada level operasional yang menunjukkan apakah strategi inisiatif ataupun program kerja yang harus dilakukan untuk bisa mewujudkan suatu kinerja yang baik telah dilakukan ? Melalui software dashboard ini, kita bisa melihat  kinerja perusahaan kita dengan otomatis dan real time seperti berapa tingkat penjualan di setiap wilayah  pada bulan ini,  berapa jumlah transaksi per pelanggan, berapa tingkat caat produk, berapa pangsa pasar masing-masing produk, berapa jumlah jam pelatihan per karyawan telah dilakukan dan lain sebagainya. Penerapan performance management dashboard memiliki arti yang sangat penting karena dalam implementasi strategi, tahapan paling penting yang harus dilakukan  adalah pencatatan data indikator kinerja utama (IKU). Seringkali kita sudah mendesain IKU sedemikian baik, namun kemudian proses pemantauan IKU menjadi tidak berjalan dengan baik karena tidak didukung dengan suatu sistem pelaporan yang baik dan sistematis. Dengan adanya software performance dashboard ini, kita akan sangat terbantu dalam proses pemantauan data-data pencapaian kinerja organisasi ataupun perusahaan.
 

Apabila hal ini dilakukan secara manual maka dapat dipastikan dalam era saat ini yang begitu kompetitif dan perubahan lingkungan industri yang berlangsung dengan cepat maka hal ini akan banyak membuang banyak waktu hanya untuk mengetahui kondisi dan fakta strategis per hari ini. Otomatisasi melalui performance management dashboard akan membantu manajemen dalam mengambil keputusan penting berbasis fakta dan kondisi mutakhir sehingga diharapkan keputusan yang diambil akan semakin akurat. Kemudian proses kerja dalam mengumpulkan dan menampilkan data strategis maupun operasional menjadi jauh lebih efisien.

Akhirnya mengelola kinerja perusahaan ataupun organisasi secara sistematis dan terukur merupakan salah satu prioritas penting yang harus dilakukan manajemen puncak untuk bisa membawa organisasi ataupun perusahaan meraih keunggulan kompetitif melalui keputusan yang tepat dan akurat dengan dibantu oleh implementasi software performance management dashboard.

Penulis : DR. (Cand) Fahmi Samsul Huda, SE., MM.

Read More »