Business Process Redesign (Reengineering)

Proses Bisnis merupakan kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu yang dapat dibagi menjadi beberapa subproses yang masing-masing atribut sendiri, namun saling berhubungan antar satu subproses dengan subproses lainnya untuk saling berkontribusi dalam mencapai tujuan dari seluruh subproses tersebut (Gunasekaran dan Kobu, 2002).

Maslow (1970) mengelompokan motivasi mengacu pada lima kebutuhan pokok yang disusun secara hirarkis. Tata lima tingkatan motivasi secara secara hierarkis ini adalah :

1. Proses Utama (Primary Processes)

Proses utama merupakan proses-proses yang menghasilkan nilai bagi perusahaan, dimulai dari penerimaan material dari supplier sampai kepada aktivitas yang dilakukan oleh konsumen.

2. Proses Pendukung (Support Process)

Proses pendukung merupakan proses-proses yang secara tidak langsung memberikan nilai tambah kepada perusahaan, namun sangat diperlukan untuk mendukung keberlangsungan proses utama.

3. Proses Pengembangan (Development Processes)

Proses pengembangan yaitu proses-proses yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja dari nilai perusahaan dengan mengacu kepada proses utama dan proses pendukung.

Menurut Peppard (1995), Business Process Reengineering adalah sebuah filosofi pengembangan dimana mengarah untuk mencapai langkah-langkah dalam melakukan pengembangan pada kinerja perusahaan dengan mendesain ulang proses-proses yang ada di suatu organisasi. Sedangkan Brown (1999) mengemukakan bahwa Business Process Reengineering adalah desain ulang bisnis secara radikal yang mencoba untuk mencapai peningkatan dalam proses bisnis dengan mempertanyakan aturan bisnis yang berhubungan dengan struktur dan prosedur organisasi. Secara umum, Business Process Redesign merupakan design ulang terhadap proses-proses dalam perusahaan untuk meningkatkan kinerja proses dengan terlebih dahulu melakukan analisis terhadap proses yang sedang atau telah berlangsung di dalam perusahaan.

Business Process Reengineering bukanlah hal yang dapat diterapkan dengan mudah dan cepat. Untuk melakukan Business Process Reengineering terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan. Skema di bawah ini akan menggambarkan tahapan Business Process reengineering secara umum.

Gambar 1. Skema Business Process Redesign

Beberapa tahapan yang dapat dilakukan untuk melakukan Business Process Redesign/Reengineering (BPR) yaitu :

1. Identify the process to be improved

Tahap ini merupakan tahap untuk melakukan identifikasi mengenai proses-proses yang akan menjadi prioritas tertinggi untuk dilakukan pengembangan, termasuk proses yang mempengaruhi keunggulan kompetitif. Tahap ini juga dilakukan identifikasi kebutuhan dari setiap proses dan mengembangkan rencana terkait dengan kebutuhan tersebut.

2. Structure a process improvement project

Setelah dilakukan identifikasi terhadap proses prioritas yang akan dikembangkan, setiap proses yang memerlukan untuk dibuat, didesain ulang ataupun diperbaiki, maka dilakukan identifikasi process owner dan management oversight body (guidance team). Hal ini dimaksudkan untuk menentukan tujuan-tujuan proyek, mengidentifikasi penghalang, menentukan tim desain proyek yang akan memimpin pelaksanaan anallisis proses dan blueprint.

3. Document and analyze the current process

Tahap ini melakukan desain terhadap proses yang akan berlangsung sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dalam tahap sebelumnya. Selain itu, tahap ini juga akan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari proses tersebut sehingga dapat diketahui mengenai area yang membutuhkan perubahan selanjutnya.

4. Design the future process

Tahap ini dilakukan desain terhadap proses yang akan berlangsung berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sesuai dengan kebutuhan konsumen, kekuatan dan kelemahan proses yang ada.

5. Develop process metrics / goals

Setelah dilakukan desain terhadap proses-proses, perlu dibangunnya indikator dari masing-maisng proses (end of process indicators dan upstream indicators). Indikator tersebut berfungsi untuk memonitoring dan melakukan perbaikan proses secara berkelanjutan.

6. Develop the implementation plan

Pada tahap ini dilakukan penyusunan suatu rencana yang komprehensif untuk mengimplementasikan proses yang baru. Rencana tersebut tidak hanya memuat perubahan pada arus proses, tetapi juga perubahan yang dibutuhkan dalam kebijakan, sumber daya, system informasi, formulir, job design, skill dan system pengupahan.

7. Implement the plan

Tahap ini merupakan tahap implementasi dari rencana proses baru.

Proses Bisnis merupakan kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu yang dapat dibagi menjadi beberapa subproses yang masing-masing atribut sendiri, namun saling berhubungan antar satu subproses dengan subproses lainnya untuk saling berkontribusi dalam mencapai tujuan dari seluruh subproses tersebut (Gunasekaran dan Kobu, 2002).

Selain memperhatikan tahapan-tahapan dalam melakukan business process reengineering, terdapat beberapa hal yang perlu mendapat perhatian khusus dari perusahaan yang akan menjalankan business process reengineering. Hal – hal tersebut akan mempengaruhi keberlangsungan business process reengineering yang akan dijalankan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan Business Process Reengineering yaitu

1. Menghilangkan semua aktifitas yang tidak mempunyai nilai tambah

Dalam suatu organisasi sering ditemukan adanya aktifitas-aktifitas yang tidak berkaitan dengan inti usaha yang dijalankan. Hal-hal ini dapat dihilangkan untuk lebih mengefektifkan usaha yang dijalankan.

2. Mempermudah semua aspek kerja jika memungkinkan

Elemen kerja dalam suatu bagian usaha masih banyak terlihat berbelit-belit. Penggunaan teknologi informasi ini akan sangat membantu untuk mempermudah proses kerja sehingga lebih cepat dan praktis.

3. Mengintegrasikan semua elemen di dalam proses

Dahulu di suatu perusahaan besar, semua pekerjaan di setiap departemen dilakukan secara terpisah dan sulit memonitor semua pekerjaan dan hasilnya dalam waktu bersamaan. Saat ini dengan menggunakan aplikasi IT seperti SAP, semua departemen di dalam perusahaan berintegrasi. Integrasi ini menjadikan organisasi atau perusahaan lebih efektif dan efisien dalam kaitannya dengan proses dan waktu.

4. Mengotomatisasikan aktifitas-aktifitas jika diperlukan

Proses otomatisasi di dalam perusahaan menjadikan perusahaan lebih efisien karena aktifitas yang sebelumnya dilakukan banyak orang dengan waktu yang panjang dapat dilakukan oleh mesin atau komputer dengan waktu yang lebih pendek. Tapi tidak semua aktifitas bisa diterapkan otomatisasi ini, tergantung jenis pekerjaannya.

Prinsip Business Process Reengineering adalah bertumpu pada pemikiran adanya pengembangan terus menerus (continuous process improvement). Tujuan dari Continous Improvement ini adalah untuk meningkatkan kualitas dari produk-produk dengan meningkatkan kualitas dari proses yang menghasilkan produk tersebut. Secara ekstrim, Business Process Reengineering menganggap dan mengandaikan bahwa proses yang digunakan saat ini telah tidak relevan/ tidak layak lagi. Sikap semacam ini memungkinkan para designer proses bisnis untuk tidak terikat lagi pada proses yang lama, namun dapat fokus pada proses yang sama sekali baru. Pertanyaan-pertanyaan penting yang perlu dijawab dalam model pendekatan ini, yaitu : 1. Bagaimana seharusnya suatu proses dilakukan? 2. Apa yang dikehendaki para customer/ pelanggan? 3. Apa yang dikehendaki dan dirasakan para karyawan? 4. Bagaimana perusahaan yang terunggul dapat melakukannya? 5. Apa yang mungkin dapat dilakukan dengan penemuan teknologi baru?

Berdasarkan pengaruh perkembangan teknologi informasi, Business Process Reengineering bertujuan untuk menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan proses operasi satu dengan yang lainnya. Teknologi informasi berperan penting dalam konsep perancangan ulang. Teknologi informasi menjadi pendorong besar bagi beberapa bentuk kinerja. Beberapa peran Teknologi Informasi dalam Business Process Re-engineering yaitu :

• Basis data yang dibagi-bagikan (shared databased)
• Sistem ahli (expert system) yang memungkinkan para generalis untu melaksanakan tugas spesialis   
• Jaringan telekomunikai (telecommunication networks), memungkinkan organisasi dapat disentralisasikan dan didesentralisasikan dalam wkatu yang sama.  
• Perlengkapan pengambilan keputusan (decision support tools) yang memungkinkan personel lapangan bekerja secara independent. 
• Videodisk interaktif (Interactive videodisk) untuk mendapatkan kontak langsung dengan pembeli potensial.  
• Identifikasi dan pelacakan otomatis (automatic identification and tracking) yang memungkinkan untuk adanya pelaporan dimana keberadaan dan keadaan suatu hal.  
• Perhitungan kinerja tinggi (high performance computing) yang memungkinkan perencanaan dengan mudah dan cepat untuk diciptakan pada saat dibutuhkan.

Salah satu faktor yang membantu dan mendorong proses perkembangan Business Process Reengineering (BPR) adalah upaya standarisasi dari sebuah proses. Hal ini dapat dilihat dari berbagai standar manjemen proses yang diterapkan dalam dunia bisnis. Dengan munculnya standar manajemen proses yang secara universal diterima di berbagai bidang bisnis memungkinkan sebuah perusahaan yang berhasil menerapkan BPR secara efektif dan efisien memiliki kompetensi baru.

Magna Transforma Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi melakukan penataan bisnis proses. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan rencana bisnis proses hingga implementasi dan audit. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Magna Transforma Consulting Group.

Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Magna Transforma Consulting Group.             

       

 Penulis: Jufina, ST