Setelah seluruh aktivitas tergambar pada peta proses bisnis dan peta sub proses, langkah selanjutnya adalah membuat peta lintas fungsi. Apa itu peta lintas fungsi? Nah, sebelum mengetahui peta lintas fungsi, kita ulas kembali pengertian peta proses bisnis dan peta sub proses. Peta proses bisnis adalah suatu gambaran yang menggambarkan seluruh aktivitas yang terjadi di perusahaan. Sehingga, seluruh proses atau kegiatan yang ada di perusahaan terlihat jelas dalam peta tersebut, seperti gambar dibawah ini:

Gambar 1. Peta Proses Bisnis PT.XYZ

Setelah penyusunan peta proses bisnis selesai, langkah selanjutnya adalah penyusunan peta sub proses. Peta sub proses merupakan suatu gambar yang menjelaskan mengenai proses-proses yang lebih spesifik yang merupakan bagian dari proses besar yang tergambar dalam peta proses bisnis, seperti gambar dibawah ini :

Gambar 2. Peta Sub Proses Pembelian PT.XYZ

Kedua gambar tersebut tidak menunjukkan perbedaan yang signifikan, sama-sama dalam satu kotak dan sama-sama terdapat kotak yang menjelaskan bahwa kotak tersebut merupakan proses. Perbedaannya adalah pada peta proses bisnis, kotak yang merupakan proses digambarkan secara general atau besarannya sedangkan kotak pada peta sub process digambarkan lebih spesifik. Hal ini dapat dibuktikan pada peta proses bisnis terdapat 14 (empat belas) kotak yang salah satu kotak bernama Pembelian (XYZ-06). Kotak yang bertuliskan Pembelian memberikan arti proses pembelian. Setelah itu dapat dilihat pada peta sub proses, dalam gambar menjelaskan lebih spesifik proses pembelian didalamnya, yaitu dalam proses pembelian masih terdapat proses-proses lain seperti, proses seleksi vendor, proses pembelian material, proses pembelian non material, dan proses evaluasi vendor. Dengan kedua gambar diatas belum secara detail terlihat prosesnya. Untuk mengetahui secara detail alur pada masing-masing kotak (proses) perlu adanya peta yang menceritakan alur proses. Nah, Peta Lintas Fungsi lah yang berperan sebagai penceritanya.

Dalam peta lintas fungsi diceritakan secara jelas alur dari setiap proses meskipun alur tersebut belum secara detail. Hal yang perlu diperhatikan dalam menuangkan proses ke dalam peta lintas fungsi adalah pastikan terlebih dahulu pelaku atau departemen yang terlibat siapa saja. Apabila pelaku yang terlibat hanya satu departemen, maka proses tersebut tidak bisa dituangkan dalam peta lintas fungsi, karena syarat dari peta lintas fungsi adalah pelaku atau departemen yang terlibat dalam proses tersebut terdiri dari dua atau lebih departemen. Selanjutnya, setelah pelaku teridentifikasi, tentukan alur kegiatannya akan bermula dari mana dan berakhir dimana. Misalnya, awal kegiatan pada proses pembelian non material adalah adanya permintaan barang dari departemen terkait (user) dan berakhirnya pada pendistribusian barang (serah terima barang) kepada pihak yang mengajukan barang. Setelah ditentukan awal dan akhir proses, mulailah menuangkan alur proses tersebut ke dalam peta lintas fungsi seperti pada gambar di bawah ini:

Gambar 3. Peta Lintas Fungsi Proses Pembelian Non Material PT.XYZ

Gambar 3 merupakan peta lintas fungsi proses pembelian non material, yang menceritakan alur proses pembelian non material. Pada peta lintas fungsi tersebut menunjukkan bahwa siapa pelaku yang terlibat dan melakukan aktivitas apa. Berikut penjelasan dari gambar 3 :

1. • Lingkaran no.1 menunjukkan nama dan kode dari proses
2. • Lingkaran no.2 menunjukkan nama departemen/ pelaku yang terlibat dalam proses
3. • Lingkaran no.3 menunjukkan aktivitas/ proses yang dilakukan
4. • Lingkaran no.4 menunjukkan bahwa setelah proses pendistribusian berlanjut ke proses evaluasi Vendor/ Supplier dan proses pembayaran.

Adapun beberapa simbol yang digunakan dalam peta lintas fungsi, seperti :

: Menunjukkan kegiatan atau aktivitas yang dilakukan

: Menunjukkan keputusan dari proses.

: Menunjukkan koneksi dari proses atau merujuk ke proses lainnya. Misalkan setelah proses pembelian selesai, maka proses selanjutnya adalah pembayaran. Nah karena proses pembayaran dituangkan ke dalam peta lintas fungsi yang berbeda (memiliki sub proses sendiri), maka untuk memudahkan pemahaman keterkaitan proses selanjutnya, proses pembayaran dituliskan ke dalam kotak tersebut. Artinya, setelah proses pembelian selesai, merujuk ke proses pembayaran.

Perlu diketahui bahwa sebenarnya peta lintas fungsi berfungsi sebagai coretan ketika akan menuliskan SOP (Standard Operating Procedure). Dengan acuan tersebut akan lebih mudah menuangkan aktivitas ke dalam SOP. Meskipun terlihat mudah dalam menggambarkan peta lintas fungsi, namun harus diketahui pula bahwa dalam membuat peta lintas fungsi harus benar-benar memahami seluruh proses. Dengan begitu proses yang satu dengan yang lainnya pun saling berkaitan.

Magna Transforma Consulting Group yang merupakan Konsultan Manajemen berpengalaman dalam menyusun dan atau membuat peta lintas fungsi mampu membantu perusahaan-perusahaan yang ingin maju dengan menerapkan bisnis proses. Dengan pengalaman konsultan Magna Transforma Consulting Group, alur proses atau aktivitas yang dilakukan mampu dituangkan ke dalam peta lintas fungsi dengan tepat.

Penulis: Anna Antyaning Kusmawarsari



Read More »

Sebuah perusahaan tentunya memiliki berbagai aktivitas pekerjaan. Aktivitas yang dilakukan pun jumlahnya pasti tidak sedikit. Hal seperti inilah yang terkadang membuat perusahaan menjadi tidak focus dan sulit melakukan identifikasi untuk aktivitas yang perlu dilakukan perbaikan.

Seperti halnya kita memiliki ribuan file di komputer. Ada file lagu pop, lagu jazz, film horror, film keluarga, dan lain sebagainya. Kita akan merasa kesulitan mencari file yang kita butuhkan apabila seluruh file ditempatkan dalam satu folder. Oleh karena itu, kita perlu mengelompokkan terlebih dahulu atau membuat rumah atau membuat folder untuk file yang serupa. Seperti misalnya, lagu dangdut, lagu jazz, lagu pop dikelompokkan menjadi satu dalam satu folder yang disebut folder musik. Selanjutnya, film horror, film keluarga dikelompokkan menjadi satu dalam satu folder yang disebut folder film. Begitu juga dengan yang terjadi di perusahaan. Suatu perusahaan perlu membuat folder-folder untuk aktivitas-aktivitas yang dilakukan supaya perusahaan lebih mudah memahami serta melihat kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan. Folder tersebut dapat digambarkan dalam sebuah peta yang dinamakan Peta Bisnis Proses. Peta Bisnis Proses adalah suatu gambaran yang menggambarkan seluruh aktivitas yang terjadi diperusahaan. Lalu bagaimana cara membuat peta bisnis proses?

Hal pertama yang dilakukan dalam membuat peta bisnis proses adalah melakukan identifikasi aktivitas. Identifikasi aktivitas dimulai dari identifikasi proses utama. Proses utama yang dimaksud adalah core business atau aktivitas yang berkaitan langsung dengan usaha perusahaan dalam memenuhi permintaan customer. Selanjutnya, melakukan identifikasi proses pendukung. Proses pendukung yang dimaksud adalah suatu kegiatan yang mendukung kegiatan utamanya atau sebagai supporting kegiatan utama. Seperti misalnya, proses pengelolaan keuangan, pengelolaan SDM, pengelolaan IT, dan lain-lain. Setelah itu, identifikasi proses yang berkaitan dengan standard yang digunakan oleh perusahaan. Apabila perusahaan tersebut menggunakan ISO 9001:2008, berarti harus memasukkan proses improvement management yang didalamnya terdapat proses pengendalian dokumen, pengendalian catatan, internal audit, pengendalian ketidaksesuaian produk, preventive action, dan corrective action. Identifikasi yang terakhir adalah melakukan identifikasi proses yang berkaitan dengan strategi perusahaan. Sehingga diharapkan proses tersebut dapat memicu seluruh kegiatan operasional perusahaan dalam menjalankan visi dan misinya.

Setelah seluruh proses teridentifikasi, lakukan identifikasi pemilik proses. Dalam hal ini pemilik proses bukan sertamerta yang memiliki proses tersebut namun person in charge yang terlibat penuh dalam proses itu. Tahap berikutnya, menggambarkan seluruh proses yang sudah diidentifikasi hingga menjadi Peta Proses Bisnis dengan prinsip SiPoC (Supplier-Input-Process-Output-Customer). Tahap terakhir, lakukan finalisasi peta proses bisnis dengan cara validasi dengan PIC atau orang atau pimpinan yang terlibat dalam proses tersebut.

Sebagai contoh, dalam perusahaan penyedia jasa dan konstruksi memiliki berbagai aktivitas yang dilakukan. Bisnis utama perusahaan tersebut adalah menyediakan jasa pembangunan gedung. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pun meliputi: memberikan penawaran pembangunan gedung, perancangan gedung, melakukan pembersihan lahan, melakukan pembangunan gedung, melakukan pengawasan gedung yang sudah dibangun, membeli material untuk pembangunan gedung, melakukan penagihan pembayaran atas jasa yang diberikan, dan seterusnya.

Ketika perusahaan penyedia jasa konstruksi (PT.XYZ) mendapatkan permintaan dari customer yang diterima oleh departemen sales marketing untuk membangun gedung, departemen sales marketing melanjutkan order tersebut kebagian perancangan untuk merancang atau mendesain bangunan yang akan dibangun. Setelah desain bangunan terbentuk, departemen legal melakukan perijinan bangunan dengan dasar rancangan yang telah dibuat. Selanjutnya, apabila sudah mendapatkan ijin, mulailah dengan pembangunan gedung yang melibatkan bagian project, bagian engineering dan kontraktor. Selanjutnya bagian project, engineering dan kontraktor melakukan survey lokasi. Setelah itu, departemen terkait melakukan pengukuran kelayakan tanah. Lalu dilakukan pembersihan lahan apabila lahan yang akan dibangun masih terdapat bangunan. Kemudian dilanjutkan dengan pengerjaan bangunan gedung. Nah, kegiatan yang dimulai dari survey lokasi sampai dengan gedung selesai dibangun dapat kita kelompokkan dalam satu “rumah/folder” dengan nama “Konstruksi Gedung”. Artinya, Konstruksi Gedung tersebut merupakan suatu proses yang didalamnya terdapat kegiatan meliputi pelaksanaan survey lokasi, pengukuran kelayakan tanah, sampai dengan gedung berdiri. Begitu juga dengan kegiatan menawarkan order ke customer, menerima order, sampai dengan menangani komplain, dapat kita kelompokkan dalam satu “rumah/folder” pula dengan nama “Marketing”. Maka dalam PT. XYZ, kita sudah menemukan 2 (dua) rumah, yaitu Marketing dan Konstruksi Gedung. Masih banyak kegiatan atau aktivitas-aktivitas yang mesti dikelompokkan dalam satu “rumah/folder” supaya perusahaan lebih mudah memahami serta melihat seluruh aktivitas yang dilakukan.

Gambar 1. Peta Proses Bisnis PT.XYZ

Seperti penjelasan sebelumnya, setelah berhasil melakukan identifikasi proses dan PIC, lakukan penggambaran aktivitas-aktivitas besar dalam sebuah kotak. Kotak-kotak pada gambar merupakan suatu proses, bukan departemen. Kotak tersebut harus diberi identitas perusahaan seperti huruf inisial perusahaan untuk menunjukkan bahwa peta tersebut milik perusahaan yang dimaksud. Berdasarkan prinsip SiPoC (Supplier-Input-Process-Output-Customer), gambarkan pula pihak-pihak eksternal yang menjadi input dan output dalam proses tersebut. Perlu diketahui ,bahwa kotak-kotak proses yang terdapat pada gambar merupakan proses yang saling berkaitan dengan proses lainnya. Oleh karena itu perlu adanya tanda (seperti tanda panah) dari kotak yang satu ke kotak lainnya. Tanda tersebut menunjukkan alur proses kerja. Akhirnya, dengan gambar seperti peta proses bisnis, seluruh karyawan dan pimpinan dapat mengetahui aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam perusahaan serta mengetahui aliran kerjanya dengan jelas.

Magna Transforma Consulting Group, dengan pengalaman membantu banyak organisasi, siap untuk membantu perusahaan anda dalam melakukan design organisasi, membangun sistem manajemen organisasi, dan mengelola faktor-faktor intrinsic organisasi seperti nilai dan budaya organisasi, komitmen terhadap organisasi, serta kepemimpinan yang dibutuhkan menjadikan perusahaan menjadi organisasi yang unik dan distinctive. Jika anda memiliki pertanyaan dan ingin berdiskusi lebih lanjut, silahkan jangan segan untuk menguhungi kami.

Penulis: Anna Antyaning Kusmawarsari

Read More »