Penyusunan Peta Lintas Fungsi

Setelah seluruh aktivitas tergambar pada peta proses bisnis dan peta sub proses, langkah selanjutnya adalah membuat peta lintas fungsi. Apa itu peta lintas fungsi? Nah, sebelum mengetahui peta lintas fungsi, kita ulas kembali pengertian peta proses bisnis dan peta sub proses. Peta proses bisnis adalah suatu gambaran yang menggambarkan seluruh aktivitas yang terjadi di perusahaan. Sehingga, seluruh proses atau kegiatan yang ada di perusahaan terlihat jelas dalam peta tersebut, seperti gambar dibawah ini:

Gambar 1. Peta Proses Bisnis PT.XYZ

Setelah penyusunan peta proses bisnis selesai, langkah selanjutnya adalah penyusunan peta sub proses. Peta sub proses merupakan suatu gambar yang menjelaskan mengenai proses-proses yang lebih spesifik yang merupakan bagian dari proses besar yang tergambar dalam peta proses bisnis, seperti gambar dibawah ini :

Gambar 2. Peta Sub Proses Pembelian PT.XYZ

Kedua gambar tersebut tidak menunjukkan perbedaan yang signifikan, sama-sama dalam satu kotak dan sama-sama terdapat kotak yang menjelaskan bahwa kotak tersebut merupakan proses. Perbedaannya adalah pada peta proses bisnis, kotak yang merupakan proses digambarkan secara general atau besarannya sedangkan kotak pada peta sub process digambarkan lebih spesifik. Hal ini dapat dibuktikan pada peta proses bisnis terdapat 14 (empat belas) kotak yang salah satu kotak bernama Pembelian (XYZ-06). Kotak yang bertuliskan Pembelian memberikan arti proses pembelian. Setelah itu dapat dilihat pada peta sub proses, dalam gambar menjelaskan lebih spesifik proses pembelian didalamnya, yaitu dalam proses pembelian masih terdapat proses-proses lain seperti, proses seleksi vendor, proses pembelian material, proses pembelian non material, dan proses evaluasi vendor. Dengan kedua gambar diatas belum secara detail terlihat prosesnya. Untuk mengetahui secara detail alur pada masing-masing kotak (proses) perlu adanya peta yang menceritakan alur proses. Nah, Peta Lintas Fungsi lah yang berperan sebagai penceritanya.

Dalam peta lintas fungsi diceritakan secara jelas alur dari setiap proses meskipun alur tersebut belum secara detail. Hal yang perlu diperhatikan dalam menuangkan proses ke dalam peta lintas fungsi adalah pastikan terlebih dahulu pelaku atau departemen yang terlibat siapa saja. Apabila pelaku yang terlibat hanya satu departemen, maka proses tersebut tidak bisa dituangkan dalam peta lintas fungsi, karena syarat dari peta lintas fungsi adalah pelaku atau departemen yang terlibat dalam proses tersebut terdiri dari dua atau lebih departemen. Selanjutnya, setelah pelaku teridentifikasi, tentukan alur kegiatannya akan bermula dari mana dan berakhir dimana. Misalnya, awal kegiatan pada proses pembelian non material adalah adanya permintaan barang dari departemen terkait (user) dan berakhirnya pada pendistribusian barang (serah terima barang) kepada pihak yang mengajukan barang. Setelah ditentukan awal dan akhir proses, mulailah menuangkan alur proses tersebut ke dalam peta lintas fungsi seperti pada gambar di bawah ini:

Gambar 3. Peta Lintas Fungsi Proses Pembelian Non Material PT.XYZ

Gambar 3 merupakan peta lintas fungsi proses pembelian non material, yang menceritakan alur proses pembelian non material. Pada peta lintas fungsi tersebut menunjukkan bahwa siapa pelaku yang terlibat dan melakukan aktivitas apa. Berikut penjelasan dari gambar 3 :

1. • Lingkaran no.1 menunjukkan nama dan kode dari proses
2. • Lingkaran no.2 menunjukkan nama departemen/ pelaku yang terlibat dalam proses
3. • Lingkaran no.3 menunjukkan aktivitas/ proses yang dilakukan
4. • Lingkaran no.4 menunjukkan bahwa setelah proses pendistribusian berlanjut ke proses evaluasi Vendor/ Supplier dan proses pembayaran.

Adapun beberapa simbol yang digunakan dalam peta lintas fungsi, seperti :

: Menunjukkan kegiatan atau aktivitas yang dilakukan

: Menunjukkan keputusan dari proses.

: Menunjukkan koneksi dari proses atau merujuk ke proses lainnya. Misalkan setelah proses pembelian selesai, maka proses selanjutnya adalah pembayaran. Nah karena proses pembayaran dituangkan ke dalam peta lintas fungsi yang berbeda (memiliki sub proses sendiri), maka untuk memudahkan pemahaman keterkaitan proses selanjutnya, proses pembayaran dituliskan ke dalam kotak tersebut. Artinya, setelah proses pembelian selesai, merujuk ke proses pembayaran.

Perlu diketahui bahwa sebenarnya peta lintas fungsi berfungsi sebagai coretan ketika akan menuliskan SOP (Standard Operating Procedure). Dengan acuan tersebut akan lebih mudah menuangkan aktivitas ke dalam SOP. Meskipun terlihat mudah dalam menggambarkan peta lintas fungsi, namun harus diketahui pula bahwa dalam membuat peta lintas fungsi harus benar-benar memahami seluruh proses. Dengan begitu proses yang satu dengan yang lainnya pun saling berkaitan.

Magna Transforma Consulting Group yang merupakan Konsultan Manajemen berpengalaman dalam menyusun dan atau membuat peta lintas fungsi mampu membantu perusahaan-perusahaan yang ingin maju dengan menerapkan bisnis proses. Dengan pengalaman konsultan Magna Transforma Consulting Group, alur proses atau aktivitas yang dilakukan mampu dituangkan ke dalam peta lintas fungsi dengan tepat.

Penulis: Anna Antyaning Kusmawarsari