Pengetahuan dan Proses Penciptaannya

Definisi Pengetahuan
Pengetahuan merupakan gabungan antara pengalaman, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan pendapat para ahli yang menyediakan sebuah panduan untuk mengevaluasi dan memasukkan pengalaman baru dan infomasi (Davenport dan Prusak, 1998). Di dalam organisasi, pengetahuan diperoleh dari individu atau kelompok orang yang memiliki pengetahuan, rutinitas organisasi, media terstruktur (buku dan dokumen), serta pembicaraan yang terjadi diantara anggota organisasi. Pengetahuan dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu pengetahuan tacit dan explicit. Perbedaan kedua jenis pengetahuan ini dapat dilihat dalam tabel berikut.

Nonaka (1995) mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan dalam organisasi terdiri dari lima langkah utama yaitu :
a. Berbagi pengetahuan terbatinkan,
b. Menciptakan konsep,
c. Membenarkan konsep,
d. Membangun prototype,
e. Melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.

Pentingnya penguasaan pengetahuan dicerminkan oleh kesuksesan Jepang menjadi pemimpin negara di Asia, bahkan mulai diperhitungkan di tingkat dunia. Kunci keberhasilan Jepang sebagai pemimpin di negara Asia disebabkan oleh inovasi berkelanjutan yang dilakukan pemerintah maupun perusahaan swasta. Inovasi tersebut berasal dari akumulasi pengetahuan dari luar yang disebarkan secara meluas di dalam organisasi, disimpan sebagai basis pengetahuan organisasi, dan digunakan oleh karyawan yang berkaitan dengan pengembangan teknologi dan produk. Dapat disimpulkan bahwa kesuksesan Jepang salah satunya karena pengelolaan pengetahuan yang baik. Inovasi yang berkelanjutan pada akhirnya akan mengarah kepada keunggulan kompetitif sebagaimana diperlihatkan dalam Gambar berikut (Nonaka, 1995).

Gambar Alur Pengetahuan Menjadi Keunggulan Kompetitif (Nonaka, 1995)

Pengetahuan saat ini telah menjadi aset bagi perusahaan karena telah terjadi pergeseran nilai perusahaan modern yang mengandalkan kekuatan ekonomi dan produksi terhadap kemampuan intelektual dan pelayanan dibandingkan aset berwujud seperti lahan, pabrik, atau peralatan. Nonaka (1995) menyetujui bahwa masa depan dimiliki oleh pihak yang menguasai pengetahuan. Dalam masyarakat berbasis pengetahuan “karyawan berpengetahuan” merupakan aset tunggal yang paling berharga, termasuk eksekutif berpengetahuan yang mengetahui bagaimana mengalokasikan pengetahuan menjadi kegunaan produktif dalam perusahaan.

Penciptaan Pengetahuan
Salah satu tantangan utama yang dihadapi oleh setiap organisasi dalam masyarakat berpengetahuan adalah membangun praktek sistematis untuk mengelola perubahan organisasi. Organisasi harus senantiasa memperbarui pengetahuan melalui perbaikan terus menerus dalam setiap aktivitas, mengembangkan aplikasi baru dari kesuksesan yang diperoleh, dan inovasi berkelanjutan sebagai sebuah proses yang terorganisasi (Nonaka, 1995).
Pengetahuan memiliki persamaan dan perbedaan dengan informasi. Pengetahuan dan informasi berkaitan dengan “arti”, spesifik, dan berhubungan. Namun lain halnya dengan informasi, pengetahuan berkaitan dengan kepercayaan, komitmen, dan tindakan.
Pengetahuan tacit dan explicit tidak sepenuhnya terpisah, tetapi sebagai dua unsur yang saling melengkapi. Nonaka (1995) menyebutkan bahwa pengetahuan manusia terbentuk dan berkembang melalui interaksi sosial antara pengetahuan tacit dan explicit, yang dikenal sebagai proses “perubahan pengetahuan” dalam kuantitas maupun kualitas. Perubahan pengetahuan terbagi menjadi empat cara dijelaskan pada Gambar di bawah ini.

Gambar Siklus Penciptaan Pengetahuan (Nonaka, 1995)

1) Sosialisasi adalah proses membagi pengalaman sehingga menciptakan pengetahuan tacit pada orang lain, seperti membagikan pengalaman keterampilan teknik. Sosialisasi pengetahuan tacit dapat juga dilakukan melalui observasi, peniruan, dan latihan.
2) Eksternalisasi adalah proses menuangkan pengetahuan tacit kedalam konsep tertulis pengetahuan explicit. Metode yang umumnya digunakan adalah metode analitis (induksi atau deduksi) dan metode non-analitis (metafora dan/atau analogi).
3) Kombinasi adalah proses memasukkan konsep kedalam sistem pengetahuan, melibatkan berbagai pengetahuan explicit yang berbeda. Kombinasi dapat berasal dari pertukaran individu, media dokumentasi, pertemuan, pembicaraan telepon, atau jaringan komunikasi terkomputerisasi. Selain itu konfigurasi baru atas informasi yang ada melalui pemilihan, seleksi, maupun penambahan dapat membentuk pengetahuan baru.
4) Internalisasi adalah proses memasukkan pengetahuan explicit menjadi tacit, atau lebih dikenal dengan istilah “learning by doing”. Dokumentasi memfasilitasi internalisasi pengetahuan explicit kepada orang lain karena verbalisasi pengetahuan akan mempermudah orang lain untuk mempelajari pengalaman yang dialami orang tersebut.

Proses penciptaan pengetahuan di dalam organisasi terjadi dalam lima fase, yaitu :
1) Sharing pengetahuan tacit;
2) Menciptakan konsep;
3) Membenarkan konsep;
4) Membangun pola dasar; dan
5) Pengetahuan lintas level (Nonaka, 1995).

Penciptaan pengetahuan dalam organisasi merupakan proses yang terus menerus. Proses tidak terhenti saat pola dasar terbentuk, tetapi berlanjut dengan pembentukan konsep-konsep baru.

Magna Transforma Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Magna Transforma Consulting Group. www.magnatransforma.com / 021. 29022118

Penulis: Northa Idaman, MM