Peta Proses Bisnis dan SOP

Pemetaan proses adalah visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas dari suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi memiliki dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu proses, mengurangi produk defect, mereduksi biaya, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan nilai tambah, meningkatkan produktivitas, dan memudahkan pengukuran performansi.

Penggunaan peta proses lainnya adalah :

• - Sebagai alat evaluasi atau alternatif untuk mengorganisasikan sumber daya manusia dan pekerjaan di dalam sebuah organisasi.
• - Untuk mengidentifikasikan peluang improvement.
• - Untuk melakukan evaluasi dan memperketat pengukuran kinerja.

Proses secara sederhana dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas yang merubah input menjadi output yang bernilai tambah. Sebagai contoh sebuah meja adalah ouput yang bernilai tambah karena dapat dia pakai untuk berbagai kepentingan mulai dari meletakkan barang, menulis, untuk rapat, dll. Meja sebagai output yang bernilai tambah dihasilkan melalui suatu proses pembuatan meja, yang dimulai dari pohon sebagai input bahan baku, ditebang, dibelah menjadi papan, diukur sesuai dengan design, dipotong sesuai ukuran, dihaluskan, diberiwarna, dan dirangkai sehingga menjadi satu meja yang utuh. Serangkaian kegiatan yang dilakukan tersebut disebut dengan proses.

Dalam organisasi satu rangkaian input-process-output yang satu bersambung kepada rangkaian input-process-output yang lainnya sehingga membentuk bisnis proses. Gambar berikut menunjukkan interaksi antar proses yang terjadi dalam satu organisasi;

Gambar Interaksi Proses yang Membentuk Proses Bisnis

Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan pengetahuan dan pemahaman mengenai proses yang akan dipetakan. Berikut ini merupakan hierarki proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan komponen-komponen yang membangunnya (David Hoyle, 1998).

Gambar Hierarki Proses

Keterangan:

- Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan berkesinambungan dalam mengolah keluaran dari supplier, memberi nilai tambah, dan menjadikannya keluaran bagi customer.

- Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari proses, bila major process terlalu kompleks.

- Task merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam sebuah organisasi. Task adalah pekerjaan di dalam work processyang harus dilakukan.

- Aktivitas merupakan bagian terkecil dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu task.

Dalam pemetaan proses dapat kita mulai dengan menggambarkan seluruh aktifitas yang terjadi dalam suatu organisasi menjadi kelompok besar aktivitas yang kita sebut sebagai peta proses bisnis. Dari peta proses bisnis ini kemudian dapat didetailkan menjadi sub peta proses bisnis dan kemudian menjadi SOP dan intruksi kerja seperti yang dijelaskan dalam gambar berikut ini;

Gambar Sistematika Peta ProsesBisnis

Perlu diingat dokumen SOP adalah dokumen yang mengatur tata cara bagaimana suatu proses diselesaikan dengan tuntas dalam memberikan nilai tambah terhadap outputnya. Maka suatu dokumen SOP berisikan norma dan kriteria yang menjelaskan bagaimana, siapa, dan hasil apa yang diwujudkan dalam rangkaian aktifitas tersebut yang melibatkan lintas fungsi dalam organisasi. Oleh karena itu sebelum menuliskan SOP, ada baiknya kita menggambarkan peta lintas fungsi (cross functional map. cross functional map merupakan peta yang menggambarkan hubungan antar fungsi dengan urutan aktivitas dalam menyelesaikan proses tertentu.

Untuk dapat memastikan siapa saja pelaku yang terlibat dalam satu kelompok proses perlu diidentifikasikan lebih dahulu dalam peta hubungan (relationship map).

Relationship Map merupakan peta yang menggambarkan hubungan masukan-keluaran (supplier - customer) antar bagian di dalam sebuah organisasi, baik itu antar fungsi, departemen, atau divisi. Informasi yang didapat dari Relationship Map antara lain:

- Apa yang dihasilkan oleh organisasi terkait (produk dan service)

- Bagaimana alur pekerjaan yang melewati batasan fungsional (pekerjaan lintas fungsi)

- Hubungan supplier-customer baik internal maupun eksternal yang digunakan untuk menyediakan atau menerima produk dan layanan.

Secara utuh, peta proses yang lengkap dapat dijelaskan seperti gambar dibawah ini;

Gambar Peta Proses yang Lengkap

Keterangan:

- Business Process Map - Sub Business Process Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan proses.

- Relationship Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan pelaku.

- Cross Functional Map merupakan hubungan keterkaitan antara pelaku dengan aktifitas.

Dengan demikian, penyusunan SOP memerlukan pemetaan proses atau business process mapping dimana hal tersebut merupakan visualisasi dari suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi memiliki dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu proses, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan nilai tambah, meningkatkan produktivitas, dan memudahkan pengukuran kinerja.

Penggunaan peta proses lainnya antara lain:

• - Sebagai alat evaluasi atau alternatif untuk mengorganisasikan sumber daya manusia dan pekerjaan di dalam sebuah organisasi.
• - Untuk mengidentifikasikan peluang improvement.
• - Untuk melakukan evaluasi dan memperketat pengukuran kinerja.

Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan metodologi yang sistematis dan terstruktur untuk mempermudah pemahaman dan pengembangan proses yang akan dipetakan. Berikut ini merupakan kerangka pengembangan proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan komponen-komponen yang membangunnya. 

Gambar  Kerangka Pengembangan Proses

Keterangan:

- Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan berkesinambungan dalam mengolah input, memberikan nilai tambah, dan menjadikannya output.

- Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari proses, bila major processterlalu kompleks.

- Tugas merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam sebuah organisasi. Tugas adalah pekerjaan di dalam work process yang harus dilakukan.

- Aktivitas merupakan langkah-langkah detail dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas.

Penulis : DR. Martinus Tukiran, ST.,MT.