Bagaimana Menulis SOP

SOP atau yang biasa dikenal dengan Standard Operating Procedure atau standar prosedur operasional adalah hal yang sudah biasa didengar oleh pelaku bisnis dalam menjalankan bisnisnya. Pada prinsipnya dalam suatu bisnis sudah memiliki prosedur sebagai acuan dalam menjalankan bisnisnya terlepas prosedur itu dibakukan atau hanya dengan lisan sesuai petunjuk atasan. Namun perlu diketahui dalam membangun sebuah bisnis yang menganut sistem perbaikan secara berkesinambungan, perbaikan tersebut tidak akan terjadi jika belum memiliki suatu standard.

Suatu standard akan menjadi lebih baik dan terkontrol jika dibakukan dalam suatu penulisan yang terencana. Dengan adanya Standard Operating Procedure yang baku akan mempermudah pelaksanaan pekerjaan serta mempermudah dalam mengontrol/mengendalikan kegiatan operasional.

Berikut ini akan dijabarkan pertanyaan-pertanyaan dalam hal penyusunan dan penulisan SOP dari apa yang dilakukan sebelum menulis SOP, apa yang dilakukan saat menulis SOP, dan apa yang dilakukan setelah selesai menulis SOP.

Apa yang dilakukan Sebelum Anda menulis SOP ?

SOP adalah dokumen yang terdiri dari langkah-langkah informasi mengenai bagaimana untuk melaksanakan suatu pekerjaan. SOP yang telah ada dapat dimungkinkan untuk diperbaharui dan dimodifikasi atau memungkinkan dimana anda harus memulainya hanya dari coretan dalam secarik kertas. SOP yang satu dengan SOP lainnya harus terkait satu dengan yang lain, hal ini dimaksudkan agar keseluruhan proses dapat tersambungkan satu dengan yang lain.

Apa dasar anda membuat SOP ?

Banyak dari organisasi yang belum membuat SOP karena mereka belum menentukan dasar dari SOP yang akan mereka susun. Dasar dari sebuah SOP ini bisa merupakan suatu tujuan dari penulisan SOP tersebut. Alasan mengapa anda harus membuat SOP dapat tertuang didalamnya dan ini bisa sebagai pemicu dari keharusan anda menyusun SOP. Sebagai contoh jika anda membuat SOP karena anda ingin mendapatkan sertifikat dari ISO, maka dasar anda membuat SOP itu adalah pasal-pasal persyaratan dalam ISO itu sendiri. Jika anda hanya ingin menuliskan dan mengetahui aliran formulir yang dipergunakan maka anda bisa membuat aliran formulir tersebut sebagai dasar dari penyusunan SOP anda. Bila anda ingin menulisnya berdasarkan Bisnis proses dan pengembangannya, anda dapat memilih Bisnis Proses anda sebagai acuan dalam penyusunan SOP anda. Dengan bisnis proses sebagai dasar dari pembuatan SOP, anda dapat melihat secara garis besar tersambungnya suatu proses dengan proses lainnya dalam organisasi anda.

Bagaimana Format Penyusunan SOP Anda ?

Anda harus menentukan format anda sendiri, Tidak ada yang benar atau salah dalam menentukan format. Format yang dibentuk tergantung dari pertanyaan pertama yaitu Apa dasar anda membuat SOP. Jika SOP yang anda inginkan menuju kepada ISO, maka lengkapilah persyaratan yang ada didalamnya. Kemungkinan dalam perusahaan anda telah memiliki suatu SOP, Anda juga dapat menggunakannya sebagai pedoman dalam menentukan format. Jika hal itu memungkinkan maka pergunakanlah SOP tersebut sebagai template. Jika anda tidak memiliki sama sekali, maka ada beberapa pilihan format diantaranya :

1. 1. Langkah Singkat

Format ini digunakan untuk prosedur rutin yang pendek. Memiliki beberapa hasil dan cukup untuk poin yang terkandung. Selain untuk kepentingan dokumentasi, rekaman, dan pedoman keamanan, hal ini hanyalah sekumpulan list dengan kalimat mudah yang membicarakan kepada pembaca apa yang harus dilakukan.


2. 2. Langkah Hirarki

Format ini digunakan untuk prosedur yang cukup panjang, suatu prosedur yang memiliki lebih dari 10 langkah yang melibatkan beberapa keputusan untuk membuatnya, melakukan klarifikasi dan istilah. Hal ini selalu digunakan untuk langkah utama dan diikuti dengan langkah tambahan dari perintah tertentu. Biasanya pada format ini telah menentukan apa saja yang menjadi langkah utama dengan penjelasan langkah-langkah yang mengikutinya.


3. 3. Format Diagram Alur

Jika suatu prosedur lebih kepada sebuah map, dengan memiliki kemungkinan dari hasil yang tak terhingga, menggunakan diagram alur (flowchart) mungkin menjadi pilihan terbaik. Format ini harus anda gunakan ketika hasil tidak selalu bisa diprediksi. Kebanyakan perusahaan dewasa ini menggunakan format diagram alur untuk menyusun SOP.

Apa saja yang harus dipertimbangkan sebelum memulai menulis SOP ?

Terlalu terburu-buru tanpa mempertimbangkan segala sesuatunya dalam menulis SOP, akan menghasilkan suatu SOP yang tak lebih sebagai alat pengganggu. Secara khusus di dalam penyusunan SOP ada hal-hal yang harus dipertimbangkan sebelumnya. Sebelum anda memulai untuk menulis sebuah SOP, sebaiknya anda mempertimbangkan terlebih dahulu hal-hal berikut ini :

1. 1. Bagaimana Penggunaan dan Kemampuan Bahasa Anda ?
Anda harus mempertimbangkan kemampuan berbahasa yang anda miliki dan kemampuan berbahasa yang dimiliki oleh si Pembaca. Terkadang, orang yang membaca SOP yang anda buat tidak terlalu paham akan maksud anda yang tertuang di dalam tulisan. Hal ini akan menyebabkan perbedaan persepsi yang akan mengakibatkan kesalahan dalam pengerjaan. Untuk menghindari hal tersebut, perlu menggunakan petunjuk atau lampiran gambar yang akan mempermudah dalam menjelaskan tulisan yang anda buat supaya menjadi lebih efektif.


2. 2. Berapa Banyaknya pelaku pekerjaan ?
Jika beberapa orang dalam satu waktu membaca SOP anda (dalam peran yang berbeda) anda harus membuat format dokumen tersebut seperti halnya sebuah percakapan, seperti : Pengguna 1 menyelesaikan tugasnya diikuti oleh pengguna 2, dan seterusnya. Setiap pembaca dapat melihat apa yang mereka lakukan (apa yang menjadi tugasnya) yang menjadi bagian dari keseluruhan dalam suatu SOP. Diberikannya selayaknya percakapan akan mempermudah dalam pembacaan dan mempermudah dalam pemisahan tugas yang dikerjakan.


3. 3. Bagaimana Pengalaman sebelumnya dari para pembaca ?
Bagaimanakah mengenai pengalaman dari si Pembaca? Apakah pembaca akrab dengan organisasi anda dan dengan prosedurnya? Apakah mereka paham mengenai terminologinya dan istilah yang ada? Kecocokan antara bahasa anda dan Pembaca diperlukan disini untuk menyesuaikan informasi dengan pengetahuan dari si Pembaca. Pengalaman sebelumnya dari si Pembaca juga dibutuhkan untuk mengambil suatu keputusan mengenai penggunaan bahasa.


4. 4. Apakah Pengalaman Anda Mumpuni ?
Intinya adalah seperti ini, Apakah anda orang terbaik untuk menulis ini? Apakah anda mengerti dari suatu rangkaian proses dan apa saja yang diperlukan dalam proses tersebut? Bagaimana itu bisa salah dan bagaimana penanganannya? Bagaimana agar membuatnya menjadi aman untuk dipergunakan? Jika tidak, lebih baik anda memberikannya kepada orang lain yang lebih paham mengenai hal tersebut. Hal itu bisa menyebabkan ketidak akuratan dari proses kerja.

SOP itu tidak hanya mengurangi produktifitas dan menjadikan kegagalan dalam organisasi, tapi hal itu bisa menyebabkan ketidak amanan dalam pekerjaan dan memiliki dampak negative. Bisa jadi dari tim anda terhadap lingkungan atau keselamatan pekerja pada SOP yang anda tulis. Singkat kata, ini bukan risiko yang harus anda ambil. Jika anda diwajibkan untuk menyelesaikannya, jangan malu untuk bertanya kepada seseorang yang mengerjakannya setiap hari untuk membantu anda. Melakukan wawancara adalah hal yang wajar untuk proses pembuatan SOP karena wawancara termasuk salah satu cara menggali informasi yang diperlukan.

Penulis : Matiinu Yusa Putra